A reunião de condomínio é um momento muito importante, pois nela o síndico pode e deve prestar contas, fazer votações e os condôminos ainda conseguem se informar sobre tudo o que está sendo feito. Porém, para que a assembleia seja produtiva, é preciso saber prepará-la.
Pensando nisso, neste artigo vamos dar as principais sugestões para fazer uma boa reunião de condomínio. Acompanhe!
Defina a periodicidade da reunião
O primeiro passo para realizar uma reunião de condomínio é deixar os moradores cientes de qual é o período em que ela vai acontecer. Assim, os condôminos podem se preparar e participar desse momento.
Há condomínios que fazem apenas uma assembleia ordinária por ano, outros a cada mês. Essa periodicidade depende das necessidades. Vale ressaltar que, em casos urgentes, o síndico pode convocar uma assembleia geral extraordinária, sem avisos prévios.
Informe sobre a assembleia com antecedência
Além de definir as datas da reunião de condomínio, é preciso também, perto da data, enviar uma carta de convocação aos condôminos. Nessa carta, deve constar o horário, local e data da reunião. Colocar as pautas que serão discutidas também é importante, pois assim os condôminos já vão para a assembleia sabendo o que será tratado.
Caso alguém queira acrescentar uma pauta, ele deve comunicar o síndico, que irá inseri-la no espaço e tempo correto.
Prepare uma pauta
A pauta é o que vai guiar e organizar a reunião de condomínio. A escolha prévia dos assuntos que serão discutidos faz com que se possa calcular o tempo e que o síndico não se esqueça de nada.
Pode-se adotar a seguinte sugestão de tópicos para se pensar nas pautas:
- resumo de obras e aquisições;
- prestação de contas;
- votações (seja de obras ou de mudanças no regimento interno);
- avisos, recados ou recomendações;
- espaço para dúvidas ou comentários.
Vale ressaltar que é importante passar uma lista de presença durante a assembleia para fazer um controle de quem está participando.
Desenvolva uma apresentação
Para deixar a reunião mais dinâmica e visual, o síndico pode desenvolver uma apresentação em slides. Assim, fica mais fácil de os condôminos entenderem o que está sendo tratado e o síndico também consegue organizar melhor o modo de guiar a assembleia. Mas lembre-se: nada de colocar muitos textos, pois eles deixam qualquer apresentação cansativa.
Oriente sobre a conduta dos condôminos
Infelizmente, discussões e desentendimentos podem acontecer nas reuniões de condomínio. Por isso, o síndico deve orientar os moradores a respeitarem uns aos outros e apenas darem sua opinião no momento reservado para isso, deixando claro que quem tiver condutas inadequadas pode receber uma advertência.
Faça orientações também quanto ao uso do telefone celular. Ele só deve ser usado quando estritamente necessário, pois a atenção de todos é indispensável.
Não se esqueça da ata
Por fim, não se esqueça de fazer a ata, isto é, o documento que vai constar tudo o que foi conversado e decidido. Ela deve ser clara e objetiva, além de abordar:
- o tipo de assembleia;
- a data, hora e o local;
- as pautas propostas;
- a lista de presentes na reunião;
- assinatura do síndico e de quem estiver o auxiliando (subsíndico, por exemplo).
A reunião de condomínio é indispensável e deve ser tratada com bastante seriedade por todos. Desse modo, é essencial criar uma cultura de importância das assembleias no condomínio.
Deseja saber mais sobre como fazer uma prestação de contas na assembleia? Então, leia este outro artigo do Blog da CASA!
