A contabilidade é essencial para qualquer condomínio, seja ele de pequeno, médio ou grande porte.
Esse tipo de tarefa verifica, por exemplo, se o capital está sendo aplicado de forma correta. Além disso, ajuda a diminuir as reduções fiscais, evitando gastos desnecessários.
Dessa forma, você terá mais recursos para executar outras demandas que são prioritárias em seu prédio.
Um processo de contabilidade eficiente faz com que o seu condomínio seja mais organizado tanto economicamente como financeiramente.
Outro ponto positivo é que os moradores, os membros do conselho e todos os envolvidos na rotina do prédio tenham mais confiança em relação ao trabalho que está sendo executado pelo síndico.
No entanto, a contabilidade não é a atividade preferida na rotina dos profissionais, pois ela tem diversos termos complexos e muitos não sabem como lidar com essas questões.
Por isso, resolvemos listar neste artigo um guia para que você aprenda como organizar a contabilidade do condomínio com agilidade, organização e eficiência.
Vamos lá?
Como fazer a contabilidade do condomínio?
O síndico é o profissional responsável pela contabilidade do condomínio.
Um bom profissional deve se preocupar em manter a sua gestão com transparência, ética e respeito às legislações.
Caso contrário, terá desconfiança por parte dos moradores e poderá colocar, inclusive, o seu cargo a risco.
Para evitar futuros problemas, siga as nossas dicas abaixo.
Organize os documentos
Na contabilidade do condomínio, o síndico deve ter uma atenção especial com a organização.
Inicialmente, você deve organizar todos os documentos fiscais do condomínio. Eles devem ser armazenados por no mínimo cinco anos.
Existem alguns documentos que são obrigatórios seguir essas regras. Dentre os mais comuns, encontra-se: demonstrativos de receitas e despesas referentes aos últimos cinco anos; prestação de contas anual; apurações das contas da gestão anterior e pastas com contas mensais.
Você também deve guardar documentos referentes a manutenção do condomínio como contratos para manutenção de elevadores, caixa d’água, piscina, e demais itens; além do contrato de prestação de serviços da administradora.
Há também outros documentos burocráticos que você deve guardar em sua gestão.
Nesta lista, compreende os seguintes papéis: inscrição do edifício na Receita Federal, com o cartão do CNPJ; escrituração contábil do condomínio; plantas da edificação; documentação trabalhista com guias de recolhimentos de FGTS e INSS; contrato de seguro condominial; notas fiscais, manuais e certificados de garantia de elevadores, bombas d’água e demais equipamentos.
Para finalizar a lista, você deve guardar os Certificados de Auto de Vistoria de Corpo de Bombeiros (AVCB), além dos documentos que foram repassados pela construtora (manual do proprietário, auto de conclusão e alvarás).
Geralmente, os documentos são armazenados de duas formas: pastas físicas ou em tecnologias específicas para condomínios.
Os documentos são essenciais para que você faça um ótimo plano de contas em seu condomínio. Dessa forma, será mais fácil calcular as despesas do seu prédio.
Cuide das obrigações tributárias
Na área tributária, há diversas contribuições que são obrigatórias para os condomínios.
As contribuições mais comuns são: arrecadar FGTS e IRRF para funcionários contratados; recolher INSS para contratados com carteira assinada, para serviços prestados por autônomos e mão-de-obra contratada; pagar o PIS sobre folha de pagamento; reter e recolher ISS e CSLL quando ocorrer contratação de prestadores de serviço, conforme legislação do município; reter e recolher COFINS quando há contratação de prestadores de serviço com valor acima de R$ 215,05 por nota fiscal.
Tenha um fundo de reserva
Um condomínio sem fundo de reserva poderá ter sérios problemas em caso de imprevistos. Por isso, você deve gerenciá-lo com eficiência.
Em grande parte dos condomínios, o valor do fundo de reserva é feito com uma parte da taxa condominial que é repassada mensalmente pelos moradores.
Porém, não há uma regra sobre o valor da sua contribuição. Afinal, cada condomínio tem as suas particulares.
Faça um demonstrativo de receitas e despesas
O demonstrativo de receitas e despesas é uma ferramenta utilizada por vários síndicos.
Ela registra todas as movimentações que foram feitas no condomínio durante um determinado período.Na prática, coloca-se as entradas em uma coluna e as saídas em outra coluna. Os valores são somados para descobrir o dinheiro disponível no caixa do condomínio.
Prestação de contas
O síndico deve prestar contas a todos os moradores. Enquanto o demonstrativo é usado para avaliar períodos mais longos, um relatório mensal apresenta os custos em relação aos últimos 30 dias.
Portanto, você deve encaminhar as informações necessárias aos moradores, seja no mural do condomínio ou via e-mail.
A tecnologia pode ser usada como uma grande aliada para organizar documentos, construir planilhas, entre outras demandas referentes a contabilidade.
Além disso, sempre indicamos o trabalho junto com uma administradora de condomínio.
Ela tem profissionais qualificados para fazer todo esse processo com clareza, agilidade e eficiência.
Em Belo Horizonte, a Casa é uma das referências quando o assunto é administradora de condomínio. Por isso, acesse o nosso site e entre em contato para tirar todas as suas dúvidas sobre contabilidade no condomínio. Dessa forma, estará mais seguro com as ações do seu prédio.
