Como um negócio, o condomínio que é legalmente fundado dispõe de vários documentos. Os documentos são de grande importância para a colheita de dados e do acompanhamento das informações. É importante guardar toda essa papelada para precaver os moradores e os funcionários de possíveis falhas e problemas.
É esse arquivamento da documentação, é algo que demanda muito cuidado, uma vez que a cada mês mais documentos são gerados nos arquivos do condomínio. O armazenamento é fundamental, visto que auxilia na prestação de contas, fazendo com os moradores confiem mais na gestão.
Quais são os principais documentos de um condomínio residencial? Por quanto tempo deve-se manter esses arquivos? Para tirar essas e outras dúvidas, continue lendo o nosso artigo.
Descubra qual a documentação básica de um condomínio residencial
Como já foi citado acima, é importante que haja o arquivamento dos papéis e que estes sejam acessíveis e disponíveis para todos os moradores. Veja quais são essas documentações:
- Documentação pessoal dos condôminos e funcionários;
- Comprovantes de pagamento das contas de luz, água, tributos e taxas, serviços de manutenção, etc.;
- Regulamento interno;
- Atas de assembleia;
- Convenção do Condomínio
- Livro de presença dos condôminos em Assembleia;
- Cadastro dos Condôminos;
- Plantas, principalmente das redes hidráulica e elétrica – Cadastro atualizado dos moradores;
- Apólice de seguro de incêndio ou outro sinistro que cause destruição (obrigatório) e outros opcionais;
- Relatórios de receitas e despesas dos últimos cinco anos;
- Apuração das contas da administração anterior;
- Todos os contratos de serviços de terceirização ou manutenção (portaria e limpeza, administradora, elevadores, bombas, piscinas, etc…);
- RIA – Relatório de Inspeção Anual dos Elevadores expedido pela empresa conservadora dos equipamentos no condomínio;
- Auto de Vistoria de Corpo de Bombeiros (AVCB) (deve ser realizado a cada três anos para edifícios residenciais e a cada dois para locais de reunião pública);
- Certificado de limpeza dos reservatórios e de dedetização (os dois procedimentos devem ser feitos a cada seis meses);
- Há ainda documentos fornecidos pela construtora ou incorporadora do edifício, como manual do proprietário, auto de conclusão, alvará de aprovação e execução de edificação, alvará de instalação de elevadores e alvará de funcionamento de elevadores;
- A cada nova aquisição de equipamentos, o síndico deve guardar as notas fiscais, os manuais de uso e manutenção e os certificados de garantia.
Vale ressaltar que o armazenamento destes documentos é exigido pela legislação, e que cada documentação tem um tempo de arquivamento, uns podem chegar a três décadas e outros que não podem ser desfeitos, tais como processos trabalhistas e prontuários de funcionários. Eles são bastante úteis como evidência e precaução e futuras demandas trabalhistas ou vistorias que podem ser realizadas a qualquer instante.
Aprenda como organizar os documentos
Os documentos devem estar sempre à mão, e por isso, não é aconselhável que os papéis fiquem na casa do gestor. O indicado é que seja separado um pequeno espaço dentro do condomínio para o armazená-los em segurança, e a entrada deverá ficar restrita ao síndico. Visto isso, vamos as dicas que separamos para vocês:
– Divida os documentos por categorias:
Cartas, recibos de pagamento, boletos, entre outros. Ao dividi-los assim, você não gastará muito tempo procurando. Além disso, coloque marcadores para papeladas sigilosas e que tenham uma maior relevância.
– Digitalize os documentos
Essa prática assegura a segurança dos papéis, uma vez que você consegue salvá-los em plataformas digitais, impedindo danos e perdas. Mas, não se esqueça de ter documentos físicos e de averiguar a sua validade jurídica em meios digitais.
Cuidados que você deve tomar ao digitalizar um documento
É importante que haja a certificação digital das papeladas. Essa ação pode ser realizada através de Autoridades Certificadoras que garantem desenvolvimento na propagação de dados.
Somente o gestor pode requerer a identidade virtual, que na maior parte dos casos, isenta a presença física para a autenticação da assinatura ou emissão da documentação. É um ótimo instrumento de administração e gestão dos trabalhadores e dos prestadores de serviços.
Peça a ajuda de uma administradora de condomínios
Um gestor de um condomínio residencial pode se sentir atarefado e cobrado, por conta da obrigação e atribuições do cargo.
A melhor forma de facilitar e descomplicar essas burocracias é contratando uma administradora de condomínios. Esse tipo de serviço te oferecerá melhorias no gerenciamento das áreas de recursos humanos, financeira e jurídica. A administradora será encarregada em ajudar o síndico em todos os pontos relativos ao gerenciamento do condomínio residencial.
A organização da documentação de um condomínio traz um ótimo amparo para o síndico. Além de ficar reconhecido por sua gestão de qualidade, ele assegura a segurança da papelada que necessita ser armazenada, seja em sua forma física ou digital. Isso evitará muitos problemas e te deixará mais tranquilo.
A Casa te proporciona isso e muito mais. Entre em contato conosco para gestão e armazenamento das papeladas. Garanta a segurança de todos. Facilite o dia a dia do seu condomínio você também.
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